ACM比赛报销流程(参赛队员部分)
0. 报销须知
报销开销很大,一年花费将近十几二十万,院里的说法是原则上应报尽报,但大家务必节约。
住宿尽量挑便宜酒店,能双人间多人间省钱就别单人单间了。
一定要在比赛结束后及时整理出发票并保存好电子发票，在收到报销款之前不要删除发票。
已经有人忘打车票导致报销不了了。
我们报销按这个文件进行:《山东大学国内差旅费管理办法》(山大财字〔2020〕17号)-山大计算机科学与技术学院(sdu.edu.cn)
1. 赛前准备
跟李腾龙老师报备,李腾龙需要赛前计算好分配给我们的报销额度与一些其他准备。
2. 赛中材料保存
2025年新规定，之后发票金额在 1000-5000 内的发票需要提供成功支付的截图，收款方需为开票单位。
能电子发票最好保存电子的,以防万一,纸质发票等凭证保存好。
电子发票打印出来需要写上“电子发票仅报销一次,发票归属于xxx”署名签字，一般这张发票想报给谁就写谁的名字。
下列各种费用细则:
报名费用
一般对应单位会把电子票据发邮箱里,注意一下即可。
最好自己把电子票据保存好，在报销款下来之前不要删除电子发票。
交通费用
我们按如下标准乘车才可报销。
第九条 出差人员应当按规定等级乘坐交通工具。
乘坐交通工具的等级见上面的文件。
火车票
需要保存报销凭证(乘车后三十天内都可以打印,但只能打一次)。
飞机票
需要对应发票、登机牌(线下打印的纸质的，或者下载 航旅纵横 app 然后在行程里下载电子登机牌和行程单)。
订机票时务必注意,只能报销机票和人身保险两项,其他乱七八糟的服务包之类的不能报销。
打车票
需要打车的发票、行程单。
在高德等地图软件上打车的话就是在订单页面选开发票,然后高德会把行程单和发票发到你填的邮箱里。
注意偶尔打车可能产生高速费,这玩意高德可能不算在打车发票里,需要你单独准备对应发票(自己交路费然后从当地税收或高速的小程序里开发票)。
在线下直接打的的话,只需要那张小票。
无法开具行程单的只需要发票就行。
住宿费用
需要住宿发票。
最好也要一份住宿明细(尤其是多人间时),能说明哪间房住了哪些人,一般不需要,但偶尔遇到严卡政策文件的报销老师需要这个。
在报备时李腾龙老师会给一个费用额度,每人每晚多少钱上限等,选房间按这个选,多人间就按实际人数算。这个上限一般是山东大学国内行政差旅住宿费标准明细表-山大计算机科学与技术学院 (sdu.edu.cn)这里的,我们按三类算。
一般报销老师算这个上限都是按多天平均值算,但偶尔有严卡政策文件的报销老师按每天的值算,这种时候超出上限的部分不能报销,所以尽量选每天都不超的。
3. 赛后发票整理
赛后队里挑个人收齐自己队伍发票,队长统计好每个人的费用保存好,电子的打印出来(实验室有打印机),写上姓名和“电子发票仅报销一次”,一般这张发票想报给谁就写谁的名字，统计好各类费用并自行做好记录,然后把发票按如下顺序整理好:
小发票放最上面,如火车票的报销凭证、线下打车的小出租车票。
然后是报名费发票。
下面是交通费,注意打车的发票跟对应的行程单放一起,机票和登机牌放在一起(如有报销发票也放在一起)。
再下面是住宿费,注意如果有住宿明细要和对应的发票放一起,其他随意。
最后写一张纸条标明“xx站xx队”,放在你整理好的发票上面。
4. 报销信息提交
然后把整理好的发票放在实验室的发票文件夹里(一般在进门左数第三列左数第二桌的右手边抽屉里)。
然后等着钱打你银行卡上或者等报销志愿者发现有问题再找你就行了。
5、报销进度查看
报销进度可以通过 ACM实验室报销进度 查看。
6. TIPS
- 发票抬头必须按这个,否则无法报销:关于山东大学增值税纳税人识别号变更的通知-山东大学财务部 (sdu.edu.cn)，如果填错了可以去联系主办方（售卖方）修改发票抬头。
- 内陆以外的比赛(澳门香港等)务必提前跟李腾龙老师报备,那个的报销是走的另一套系统,要麻烦很多。